Menu

Protokół Kontroli

przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy w Sycowie ul. Mickiewicza 1 56 – 500 Syców, którego kierownikiem jest Tomasz Czwordon – Pełniący Obowiązki Burmistrza Miasta i Gminy Syców w dniach od 27 lutego 2007 r. do 12 marca 2007 r. przez zespół kontrolny w składzie:

1. Kazimierz Cichoń – Przewodniczący

2. Jarosław Walczak – Członek

3. Krzysztof Cegła – Członek

Zespół Kontrolny działał na podstawie upoważnienia nr 1 / 07 z dnia 26 lutego 2007 r.

(Załącznik nr 1)

Kontrolą objęto działalność Urzędu Miasta i Gminy Syców w okresie od 26 stycznia 2007 r. do 19 lutego 2007 r. na podstawie Uchwały Rady Miejskiej w Sycowie Nr VI / 23 / 07 z dnia 22 lutego 2007 r. w sprawie zlecenia przeprowadzenia kontroli problemowej przez Komisje Rewizyjną Rady Miejskiej w Sycowie.

(Załącznik nr 2)

Zakres kontroli obejmował:

1. Wydawanie decyzji administracyjnych.

2. Wydawanie zarządzeń i upoważnień.

3. Gospodarowanie mieniem komunalnym.

4. Zawieranie umów cywilnoprawnych.

5. Zabezpieczenie gabinetów Burmistrza Miasta i Gminy oraz Zastępcy Burmistrza przed korzystaniem przez osoby niepowołane o okresie od 26 stycznia 2007 r. do 19 lutego 2007 r.

6. Zabezpieczenie pieczęci, telefonów służbowych, komputerów będących w dyspozycji Burmistrza Miasta i Gminy oraz Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy w okresie od 26 stycznia 2007 r. do 19 lutego 2007 r.

7. Funkcjonowanie sekretariatu Burmistrza Miasta i Gminy pod względem przyjmowania i obiegu korespondencji.

W dniu 27 lutego 2007 r. zespół kontrolny przedstawił upoważnienie do przeprowadzenia kontroli kierownikowi kontrolowanej jednostki oraz zapoznał go ze sposobne prowadzenia kontroli.

Kontrolujący dokonali następujących czynności:

1. W dniu 27 lutego 2007 r. skierowano do pracowników Urzędu pisma z zapytaniami dot. funkcjonowania Urzędu w okresie objętym kontrolą. Pisma skierowano do:

   • Bogusława Grafa – Naczelnika Wydziału Obsługi

(Załącznik nr 3)

• Małgorzaty Kegel – Wancek – Kierownik Ref. Podatków i Dział. Gosp.

(Załącznik nr 4)

• Zofii Wach – Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Obrony Cywilnej

(Załącznik nr 5)

• Roberta Maleckiego – Naczelnika Wydziały Infrastruktury Techn. i Inwest.

(Załącznik nr 6)

• Witolda Wińskiego – Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Kadr

(Załącznik nr 7)

• Marii Galuby – Skarbnika Miasta i Gminy

(Załącznik nr 8)

• Aleksandry Kruszelnickiej – Sekretarki Burmistrza

(Załącznik nr 9)

• Wydziału Gospodarki Nieruchomościami

(Załącznik nr 10)

• Beaty Jagodzińskiej – Kierownik USC

(Załącznik nr 11)

2. W dniu 1 marca 2007 r. skierowano pismo do kierownika kontrolowanej jednostki o udzielenie wyjaśnień dotyczących funkcjonowania Urzędu w okresie od 26 stycznia 2007 do 19 lutego 2007 r.

(Załącznik nr 12)

3. W dniu 5 marca 2007 r. zespół kontrolny skierował pismo, w którym zobowiązał Pana Tomasza Czwordona do wystąpienie do operatorów telefonicznych o przesłanie bilingów z korzystania z telefonów służbowych w okresie objętym kontrolą a będących w dyspozycji Burmistrza oraz Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy.

(Załącznik nr 13)

4. W dniu 6 marca 2007 r. skierowano pismo do Pana Tomasza Czwordona – Pełniącego Funkcję Burmistrza Miasta i Gminy o dodatkowe wyjaśnienia w przedmiocie kontroli oraz o przekazanie protokołów z zabezpieczenia pieczęci i telefonów służbowych. (Załącznik nr 14, Załącznik 15)

5. W dniu 6 marca 2007 r. wystąpiono do Wielkopolskiego Ośrodka Kształcenia i Studiów Samorządowych o wydanie niezależnej opinii prawnej, czy podstawa prawna wskazana przez Pana Tomasza Czwordona na podstawie, której wstrzymano wydawanie decyzji administracyjnych przez pracowników, którzy posiadali do tego upoważnienia była właściwa i czy nie naruszono w tym zakresie prawa.

(Załącznik nr 16)

6. W dniu 8 marca 2007 r. skierowano pismo do kierownika kontrolowanego podmiotu o udzielenie dodatkowych wyjaśnień w sprawie dot. kontroli.

(Załącznik nr 17)

7. Działając na podst. par. 92 ust. 3 Statutu Miasta i Gminy Syców z dnia 27 lutego 2003 r. zwrócono się z pytaniem do Pani Aleksandry Kruszelnickiej – Sekretarki Burmistrza.

(Załącznik nr 18)

8. W dniu 9 marca 2007 r. wystąpiono do Wielkopolskiego Ośrodka Kształcenia i Studiów Samorządowych o wydanie niezależnej opinii prawnej, czy na podstawie par. 92 ust. 3 Statutu Miasta i Gminy Syców z dnia 27 lutego 2003 r. można przesłuchać pracowników w charakterze świadka. (Załącznik nr 19)

W wyniku powyższych czynności kontrolujących przeprowadzonych przez zespół kontrolny dokonał następujących ustaleń:

W toku czynności kontrolnych odnośnie sprawy wydawania decyzji administracyjnych w pismach z dnia 27 lutego 2007 r. skierowane do katalogu pracowników (załącznik od 3 – 11) zadano pytania: „Czy w okresie od 26 stycznia 2007 r. do 19 lutego 2007 r. wydawał Pan / Pani decyzje administracyjne ? Jeśli wydawane były decyzje to ile zostało ich wydanych? Jeśli wstrzymano wydawanie decyzji administracyjnych, to na jakiej podstawie prawnej?”.

Tomasz Czwordon – Kierownik kontrolowanego podmiotu w piśmie z dnia 28 lutego 2007 r. wyjaśnił, że zgodnie z par. 95 ust. 4 Statutu Miasta i Gminy Syców z dnia 27 lutego 2003 r. „osobą wyłącznie zobowiązaną do udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień jest kierownik podmiotu kontrolowanego”. Jednakże par. na który powołuje się Burmistrz nie stanowi o wyłączności udzielania wyjaśnień przez kierownika kontrolowanego podmiotu. Paragraf stanowi, że „Na żądanie kontrolujących, kierownik kontrolowanego podmiotu obowiązany jest udzielić ustnych i pisemnych wyjaśnień” Przepis nie stanowi, że wyłącznie uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest kierownik kontrolowanego podmiotu.

Zespół kontrolny wystąpił o niezależną opinię w tym zakresie do WOKIS – u (Załącznik nr 19). Dr. Zbigniew Sypniewski stwierdził, że na podstawie par. 92 ust. 3 Statutu Miasta i Gminy Syców można wystąpić do pracowników Urzędu o złożenie wyjaśnień w przedmiocie będącym przedmiotem kontroli. Na poparcie swojej tezy wskazał: Działalność kontrolna rady gminy i komisji, pr. zbior. pod red. Z Majewskiego, Warszawa 2005, str. 41

Zespół kontrolny stwierdza, że zła interpretacja przepisu prawnego przez Burmistrza Tomasza Czwordona zakazującą pracownikom złożenie wyjaśnień było działaniem niewłaściwym i spowodowało utrudnienie pracy zespołowi i tym samym uniemożliwiło rzetelne wyjaśnienie przedmiotu kontroli.

Jednocześnie wystąpiono o niezależną opinię prawną w sprawie zastosowania wykładni prawa na podstawie, której wstrzymano wydawanie decyzji administracyjnych (załącznik nr 16). Z informacji, jakie uzyskał Przewodniczący Zespołu Kontrolnego opinia w tej sprawie jest przygotowywana przez zespół ekspertów z WOKIS – u w Poznaniu. Do dnia 12 marca 2007 r. nie przesłano opinii w sprawie.

W toku postępowania kontrolnego Zespół Kontrolny zwrócił uwagę na niespójność w odpowiedziach przedstawionych przez Burmistrza Tomasz Czwordona. W zapytaniu skierowanym w dniu 1 marca 2007 r. (załącznik nr 12) dot. zabezpieczenia telefonów służbowych, Burmistrz w dniu 2 marca 2007 r.(załącznik nr 20) udzielił odpowiedzi, że „zabezpieczono telefony będące w dyspozycji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza i sporządzono na tą okoliczność notatkę służbową”. Jednakże, w piśmie z dnia 7 marca 2007 r. (załącznik nr 22) przedstawiono notatkę z zabezpieczenia tylko telefonu komórkowego będącego w dyspozycji Burmistrza. Nie przedstawiono notatki z zabezpieczenia tel. stacjonarnego Burmistrza oraz tel. komórkowego i stacjonarnego Zastępcy Burmistrza.

Taka niespójność budzi uzasadnione wątpliwości, dlaczego nie zostały zabezpieczone pozostałe telefony, mino że zgodnie z art. 28e ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wygaśniecie mandatu wójta jest równoznaczne z odwołaniem jego zastępców. Zespół Kontrolny uważa, ze powinno nastąpić niezwłoczne zabezpieczenie wszystkich telefonów służbowych będących w dyspozycji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.

W piśmie z dnia 12 marca 2007 r. (załącznik nr 21) Burmistrz Tomasz Czwordon, stwierdził, że zastępca posiadał służbowy tel. komórkowy „w celu zabezpieczenia prawidłowego wykonywania obowiązków na tym stanowisku pracy. Po odwołaniu ze stanowiska zastępcy burmistrza Tomasz Czwordon przestał pełnić swoje obowiązki i funkcje jednakże nadal pozostawał w stosunku pracy (okres wypowiedzenia) i był uprawniony do korzystania z telefonu komórkowego”. W ocenie Zespołu Kontrolnego po odwołaniu z funkcji zastępcy Pan Tomasz Czwordon powinien niezwłocznie zwrócić telefon służbowy bo już nie zachodziła przesłanka do uprawnień korzystania z telefonu. Nie zwrócenie telefonu i nadal jego wykorzystywanie nie będąc już zastępca burmistrza należy uznać za narażenie budżetu Gminy na straty finansowe z tego tytułu.

W piśmie z dnia 2 marca 2007 r. (załącznik nr 20) Burmistrz Tomasz Czwordon stwierdza, że „Urząd nie posiada bilingów z telefonów służbowych”. W ocenie Zespołu Kontrolnego nie posiadanie bilingów jest dalece niedopuszczalne, gdyż tylko na podstawie takich dokumentów można właściwie kontrolować wydatkowanie publicznych pieniędzy związanych z korzystaniem przez pracowników z telefonów służbowych.

Pismem z dnia 5 marca 2007 r. zespół kontrolny zobowiązał Pana Tomasza Czwordona do niezwłocznego wystąpienie do operatorów telefonicznych o przesłanie bilingów z korzystania z telefonów służbowych w okresie objętym kontrolą a będących w dyspozycji Burmistrza oraz Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy (załącznik nr 13). Do dnia 12 marca 2007 r. nie przekazano bilingów Zespołowi Kontrolnemu oraz nie złożono wyjaśnień czy zobowiązanie zostało wypełnione.

Brak bilingów skutecznie uniemożliwiło wnikliwe przeprowadzenie analizy korzystania z telefonów służbowych w okresie będącym przedmiotem kontroli.

Zespół Kontrolny pismem z dnia 1 marca 2007 r. (załącznik nr 12) zadał pytanie dot. zabezpieczenia pomieszczeń służbowych będących w dyspozycji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w okresie objętym kontrolą. Burmistrz udzielił odpowiedzi (załącznik nr 22), że gabinety były zabezpieczone w sposób standardowy, tak jak inne gabinety w Urzędzie, dla których przepisy szczególne nie wymagają odrębnych zabezpieczeń.

Zespół Kontrolny uważa, że gabinety powinny być zabezpieczone np. przez zaplombowanie lub zamknięcie na klucz, który powinien zostać protokolarnie zabezpieczony. W gabinetach znajduje się wyposażenie, które powinno być w okresie objętym kontrola zabezpieczone w taki sposób aby nie mogły korzystać z niego osoby niepowołane.

Zespół Kontrolny dodatkowo uważa, że niezwłocznie po opuszczeniu pomieszczeń przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza należało zabezpieczyć komputery służbowe znajdujące się w pomieszczeniach wykorzystywanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza. Zabezpieczenie powinno polegać np. na wymontowaniu twardych dysków i przekazanie ich do depozytu z czego powinno się sporządzić potoków zabezpieczenia.

W piśmie z dnia 7 marca 2007 r. (załącznik nr 22) Burmistrz przedstawia protokoły z przekazania pieczęci. W dniu 26 stycznia 2007 r. Pani Aleksandra Kruszelnicka przekazuje 4 pieczęcie Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr Witoldowi Wińskiem. W dniu 20 lutego 2007 r. Pan Witold Wiński przekazuję te same pieczęcie będące zdeponowane u niego Panu Tomaszowi Czwordonowi - osobie pełniącej funkcje Burmistrza Sycowa. Jednakże protokół odbioru z dnia 20 lutego 2007 r. wskazuje, że te same pieczęcie przekazuje osobie pełniącej funkcje Burmistrza, Sekretarka Burmistrza Pani Aleksandra Kruszelnicka.

W związku z powyższym Zespół Kontrolny dostrzega nieścisłości w protokołach przekazania pieczęci. Poważne wątpliwości budzi fakt, w jaki sposób Pani Aleksandra Kruszelnicka weszła w posiadanie pieczęci jeśli wcześniej zostały one przekazane przez Naczelnika Wydziały Organizacyjnego i Kadr pana Witolda Wińskiego.

Należy tu wskazać, że niewłaściwa interpretacja par. 92 ust. 3 Statutu Miasta i Gminy Syców zakazująca składania wyjaśnień przez pracowników Urzędu wskazana przez Burmistrza Tomasza Czwordona nie pozwoliła na ostateczne wyjaśnienie tej sprawy, jak i innych, które w uzasadniony sposób budziły wątpliwości Zespołu Kontrolnego.

Protokół sporządzono w 3 egzemplarzach.

Część składową niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

Załącznik nr 1 – upoważnieni nr 1 / 07

Załącznik nr 2 – Uchwała Nr VI / 23 / 07 Rady Miejskiej w Sycowie

Załącznik nr 3 – pismo skierowane do Bogusława Grafa – Naczelnika Wydziału Obsługi

Załącznik nr 4 – pismo skierowane do Małgorzaty Kegel – Wancek – Kierownik Ref.

Podatków i Dział. Gosp.

Załącznik nr 5 – pismo skierowane do Zofii Wach – Naczelnika Wydziału Spraw

Obywatelskich i Obrony Cywilnej

Załącznik nr 6 – pismo skierowane do Roberta Maleckiego – Naczelnika Wydziały

Infrastruktury Techn. i Inwest.

Załącznik nr 7 – pismo skierowane do Witolda Wińskiego – Naczelnika Wydziału

Organizacyjnego i Kadr

Załącznik nr 8 – pismo skierowane do Marii Galuby – Skarbnika Miasta i Gminy

Załącznik nr 9 – pismo skierowane do Aleksandry Kruszelnickiej – Sekretarki Burmistrza

Załącznik nr 10 – pismo skierowane do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami

Załącznik nr 11 – pismo skierowane do Beaty Jagodzińskiej – Kierownik USC

Załącznik nr 12- pismo z dnia 1 marca 2007 r.

Załącznik nr 13 – pismo z dnia 5 marca 2007 r.

Załącznik nr 14- pismo z dnia 6 marca 2007 r.

Załącznik nr 15 – pismo z dnia 6 marca 2007 r.

Załącznik nr 16- pismo z dnia 6 marca 2007 r.

Załącznik nr 17 – pismo z dnia 8 marca 2007 r.

Załącznik nr 18- pismo z dnia 8 marca 2007 r.

Załącznik nr 19 – pismo z dnia 9 marca 2007 r.

Załącznik nr 20- pismo z dnia 2 marca 2007 r.

Załącznik nr 21 – pismo z dnia 12 marca 2007 r.

Załącznik nr 22- pismo z dnia 7 marca 2007 r.

Załącznik nr 23- pismo z dnia 28 lutego 2007 r.

Załącznik nr 24- pismo z dnia 8 marca 2007 r.

Załącznik nr 25- pismo z dnia 13 marca 2007 r.

Protokół zawiera ........ ponumerowane strony.

Podpisy kontrolujących:

1. Kazimierz Cicgoń - ................................

2. Jarosław Walczak - ................................

3. Krzysztof Cegła - ....................................

Podpis kierownika kontrolowanej jednostki:

......................................................

Syców, dnia 15 marca 2007 r.