Kontrole wewnętrzne przeprowadzane przez pracowników audytu

Protokół z kontroli finansowej przeprowadzonej w Publicznym Przedszkolu nr 2 w Sycowie z dnia 24.07.2007 r.

 xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

 

 

 

 

 

                                                                      Protokół

                        z kontroli finansowej problemowej przeprowadzonej

                  w Publicznym Przedszkolu Nr 2 z Grupą Żłobkową w Sycowie

 

 

 

 

 

Kontrolę przeprowadziła inspektor Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie Jolanta Majewska , działająca na podstawie upoważnienia Nr 7/2007 z dnia 24 kwietnia 2007r. wydanego przez Burmistrza Miasta i Gminy Syców do przeprowadzenia kontroli w okresie od 4 maja                do 25 maja 2007r.

 

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia :

 

 

 

Wydatki rzeczowe za 2006 rok ze szczególnym uwzględnieniem § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia oraz §4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Wykonanie zaleceń pokontrolnych.

 

Kontrolą objęto okres : 2006 rok.

 

 

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:

 

I.                    Ustalenia ogólnoorganizacyjne ................................ str. 1

II.                  Wydatki rzeczowe za 2006 rok ............................... str. 2

III.               Wykonanie zaleceń pokontrolnych ......................... str. 4

IV.                Ustalenia................................................................... str.4

 

I.                    Ustalenia ogólnoorganizacyjne

 

 

Dyrektorem Publicznego Przedszkola Nr 2 z Grupą Żłobkową w Sycowie w roku była           Pani Krystyna Adamska , rachunkowość Przedszkola prowadzi Zespół Oświaty Samorządowej w Sycowie gdzie głównym księgowym jest Pani Zofia Przygoda, księgowym prowadzącym ewidencję księgową Przedszkola jest Pani Renata Puzio.

Sposób prowadzenia rachunkowości opisany w zakładowym planie kont, instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych – wprowadzony jest Zarządzeniem Dyrektora Zespołu Oświaty Samorządowej Nr 1/2005 z dnia 02.01.2003r.

Obydwa dokumenty wymagają aktualizacji.

 

II.                  Wydatki rzeczowe za 2006r.

 

Wydatki rzeczowe poniesione w 2006 r. przez Publiczne Przedszkole Nr 2 z Grupą Żłobkową w Sycowie

 

§ 3020 – wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń                            1.932,62 zł

§ 4210 – zakup materiałów i wyposażenia                                                22.316,89 zł

§ 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek                    993,98 zł

§ 4260 – zakup energii                                                                               35.928,68 zł

§ 4270 – zakup usług remontowych                                                          34.306,62 zł

§ 4300 – zakup usług pozostałych                                                             12.112,28 zł

§ 4410 – podróże służbowe krajowe                                                               485,00 zł

§ 4430 – różne opłaty i składki                                                                       813,00 zł

§ 4440 – odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych                 24.883,00 zł

 

R a z e m :                                                                                                133.772,07 zł  

 

Wydatki rzeczowe stanowiły 23,4% wydatków ogółem (572.143,54 zł) poniesionych                    w 2006 r. przez Przedszkole.

 

Stwierdza się, że w 2006 roku nastąpił wzrost wydatków tzw. „rzeczowych”. Jeszcze w 2004r. wydatki te stanowiły 16,7% ogółu wydatków przedszkola.

Procentowy wzrost wydatków następuje w każdym paragrafie wydatkowym , oprócz § 4240- zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Najwyższy wzrost wydatków nastąpił w § 4270 – zakup usług remontowych , 4300 – zakup usług pozostałych oraz §4210 – zakup materiałów i wyposażenia.

Wydatki w latach 2004 i 2006 przedstawia Tabela Nr 1 stanowiąca załącznik do protokołu.

 

Podczas kontroli sprawdzono dokumenty źródłowe, stanowiące podstawę dokonanych wydatków z następujących miesięcy : miesięcy, II, III, V, IX i XII 2006r.; pozostałe miesiące sprawdzono wyrywkowo.

W 2006r. Przedszkole w § 4210 wydatkuje środki między innymi na:

- laptop                                   2.320,00 zł

- okna                                     6.610,00 zł

- krzesła                                 1.425,00 zł

- sprzęt p/pożarowy              1.293,20 zł

- oprogramowanie laptopa      502,99 zł

- wyposażenie łazienki          2.002,00 zł

środki czystości, materiały biurowe, prenumerata,  chłodziarko-zamrażarka , drobne materiały remontowe

Na podstawie zarządzenia wewnętrznego obowiązującego w Przedszkolu środki trwałe przekraczające kwotę 200,00 zł – są ewidencjonowane na koncie 011 – środki trwałe i 013 – pozostałe środki trwałe. Zgodnie z obowiązującymi instrukcjami zapisy na koncie środków trwałych następować powinny na podstawie sporządzonych dowodów OT – przyjęcie środka trwałego.

Pod fakturą zakupu laptopa nie znajdował się dowód OT, księgowano na podstawie opisu faktury, który informował o dokonaniu wpisu do Księgi Inwentarzowej.

 

Pozostałe wydatki jednostki w skontrolowanych paragrafach zostały udokumentowane stosownymi dowodami księgowymi. Dowody źródłowe zawierały wszystkie istotne, wymagane elementy, w tym poddane zostały kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzone były do wypłaty przez upoważnione do tego osoby.

 

§ 4440 – naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz                 Świadczeń Socjalnych w 2006r.   

- od wynagrodzeń nauczycieli                       13.472,09 zł

- nauczycieli emerytów                                  2.622,84 zł

- obsługa i administracja                                 6.878,25 zł

- emeryci – obsługa i administracja                1.910,70 zł

R a z e m :                                                     24.883,88 zł

-          średnie zatrudnienie pracowników administracji i obsługi – 9 etatów

-          ilość emerytów obsługi i administracji – 15 osób

-          odpis na 1 zatrudnionego w 2006r.  764,25 zł

-          odpis na 1 emeryta w 2006r. 127,38 zł

 

Do wysokości naliczonego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w roku 2006 nie wnosi się zastrzeżeń.

 

Środki pieniężne ZFŚS znajdują się na jednym wspólnym koncie bankowym, grupującym środki wszystkich jednostek oświatowych. Do konta prowadzona jest analityka pozwalająca określić wysokość posiadanych funduszy przez każdą z tych jednostek.

 

 

 

III.               Wykonanie zaleceń pokontrolnych.

 

Po kontroli przeprowadzonej w dniach 21 marca do 10 kwietnia 2006r.dotyczącej realizacji planu dochodów i wydatków za 2005r. – dot. gospodarki żywieniowej Burmistrz wydał następujące zalecenia:

1)      dokonać zmian w zakładowym planie kont – poprzez wprowadzenie szczegółowej analityki konta 700 – dot. wpłat:

a)opłaty stałej za pobyt dziecka w przedszkolu ;

b)za wyżywienie dzieci i personelu,

2)      zaprzestać obciążania kosztów Przedszkola – dopłatami do wyżywienia personelu Przedszkola ,

3)      ewidencję finansowo- księgową Przedszkola dostosować do wymogów ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami) i ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249 poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

Punkty 1 i 2 zostały zrealizowane, natomiast punkt 3 zaleceń w dalszym ciągu nie został  wykonany.

Rachunkowość Przedszkola w 2007r. dalej prowadzona jest w taki sam sposób jak w 2005 i 2006 roku tzn. Przedszkole nie posiada odrębnego dziennika głównego, księgowanie odbywa się na jednym dzienniku dla wszystkich przedszkoli.

Przedszkole w dalszym ciągu nie posiada wyodrębnionego zbioru dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów księgowych, lecz jest jednym z elementów zbioru dokumentów księgowych wszystkich przedszkoli razem.

Dokumenty źródłowe grupowane są pod wyciągami bankowymi.

W zaleceniach pokontrolnych ten punkt winien być zrealizowany nie później niż do 31.12.2006r. ZOS pismem 091/01/2006 z dnia 19.06.2006r. – prosi o prolongatę terminu wykonania zalecenia – do czasu udostępnienia rozszerzenia programu przez Firmę VULCAN,  jednak nie określa żadnego terminu w którym to zalecenie mogłoby zostać wykonane.

 

IV.                 Ustalenia:

 

1. Brak kompletu dokumentów księgowych – źródłowych związanych z zakupem środków trwałych – brak dokumentu OT ;

 

2.Regulaminy wewnętrzne: zakładowy plan kont i instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych wymagają aktualizacji ;

 

3.Nie wnosi się zastrzeżeń co do celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ;

 

4.Wydatki rzeczowe Przedszkola za 2006 rok mają coraz większy % udział w ogólnych wydatkach. Zwiększyły się wydatki związane z utrzymaniem obiektu w dobrym stanie oraz wydatki na wyposażenie Przedszkola w środki na które jeszcze 2 lata temu nie było Przedszkola stać.

 

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.

 

W trakcie kontroli informacji udzielały: Pani Renata Puzio – pracownik Zespołu Oświaty Samorządowej oraz Dyrektor Przedszkola Pani Krystyna Adamska.

Niniejszy protokół podlega publikacji w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie zgodnie z postanowieniami :

-          art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112 poz. 1198) oraz

-          rozporządzenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18.01.2007r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007r. Nr 10 poz. 68)

 

Dyrektor Publicznego Przedszkola Nr 2 z Grupą Żłobkową w Sycowie Pani Krystyna Adamska została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów prawa zgłoszenia w ciągu 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Przedszkola Nr 2 w Sycowie.

 

Syców, dnia 24 lipca 2007r.                                            Kontrolujący

Za jednostkę kontrolowaną                                             Jolanta Majewska

Dyrektor Przedszkola

Krystyna Adamska

 

 

 

 

Autor: