xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

                                                                    P r o t o k ó ł         

                z kontroli finansowej problemowej przeprowadzonej w Publicznym

                                            Przedszkolu Nr 1 w Sycowie

Kontrolę przeprowadziła inspektor Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie Jolanta Majewska , działająca na podstawie upoważnienia  Nr 6/2007 z dnia 24 kwietnia 2007r. wydanego przez Burmistrza Miasta i Gminy Syców do przeprowadzenia kontroli w okresie od 4 maja                   do 25 maja 2007r.

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia :

Wydatki rzeczowe za 2006 rok ze szczególnym uwzględnieniem § 4210 – zakup materiałów  i wyposażenia  oraz §  4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrolą objęto okres : 2006 rok .

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:

I.                    Ustalenia ogólnoorganizacyjne  ......................... str. 1

II.                  Wydatki rzeczowe za 2006r. .............................. str. 2

III.               Wykonanie zaleceń pokontrolnych .................... str. 3

IV.                Ustalenia .............................................................str. 4

I.                    Ustalenia ogólnoorganizacyjne

Dyrektorem Przedszkola Nr 1 w Sycowie w roku 2006r. była Pani Joanna Nowak , rachunkowość Przedszkola prowadzi Zespół Oświaty Samorządowej w Sycowie gdzie głównym księgowym jest Pani Zofia Przygoda, księgowym prowadzącym ewidencję księgową Przedszkola jest Pani Renata Puzio.

Sposób prowadzenia rachunkowości opisany jest w zakładowym planie kont, instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych – wprowadzony Zarządzeniem kierownika jednostki Nr 1/2003 z dnia 02.01.2003r.

Obydwa dokumenty wymagają aktualizacji . 

II.                  Wydatki rzeczowe za 2006r.

Wydatki rzeczowe poniesione w 2006 roku przez Publiczne Przedszkole Nr 1 w Sycowie

§ 3020 – wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń                     4.269,06

§ 4210 – zakup materiałów i wyposażenia                                          54.023,29

§ 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek            4.256,85

§ 4260 – zakup energii                                                                         11.049,01

§ 4270 – zakup usług remontowych                                                    22.508,77

§ 4170 – wynagrodzenia bezosobowe                                                   2.000,00

§ 4300 – zakup usług pozostałych                                                         8.094,08

§ 4410 – podróże służbowe krajowe                                                        579,60

§ 4430 – różne opłaty i składki                                                              2.815,70

§ 4440 – odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych           32.641,00

§ 4570 – odsetki od nieterminowych wpłat z tyt.

                pozostałych podatków i opłat                                                   617,00

                 R a z e m :                                                                         142.854,36

Wydatki rzeczowe stanowiły 21,0 % ogółu wydatków w rozdziale 80104 (680.377,22 zł) poniesionych w 2006r. przez Publiczne Przedszkole Nr 1 w Sycowie.

 Stwierdzono że w 2006 roku nastąpił wzrost wydatków tzw. „rzeczowych”.                       Jeszcze w 2004r. wydatki te stanowiły 12,8 % ogółu wydatków przedszkola.

Procentowy wzrost wydatków występuje na każdym paragrafie wydatkowym, najwyższy wzrost wydatków nastąpił jednak na § 4270 – zakup usług remontowych oraz § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia. Wydatki za 2004 r i za 2006r. przedstawia Tabela Nr 1 stanowiąca załącznik do protokołu.

Podczas kontroli sprawdzono dokumenty źródłowe , stanowiące podstawę dokonanych wydatków z następujących miesięcy :  I, II, III, V, IX i XII 2006r., pozostałe miesiące sprawdzono tylko wyrywkowo.

W 2006r. Przedszkole w § 4210 wydatkuje środki między innymi na:

Meble kuchenne – 5.178,90

Kserokopiarka – 1.583,56

Chłodziarka, maszyna do szycia – 1.418,01

Laptop – 3.653,00

Aparat fotograficzny Canon – 1.508,00

Suchy basen – 2.928,00

Lokomotywa z podestem – 2.570,00

Wykładzina, regały, sprzęt kuchenny, wieża, magnetofon oraz zabawki

Na podstawie  zarządzenia wewnętrznego obowiązującego w Przedszkolu Nr 1 środki trwałe  przekraczające kwotę 200,00 zł –  są ewidencjonowane na koncie 011- środki trwałe. Zgodnie z obowiązującymi instrukcjami zapisy na koncie środków trwałych następować powinny na podstawie sporządzonych dowodów OT – przyjęcie środka trwałego.                                                                                                                                    W żadnym przypadku pod fakturami zakupu środków trwałych nie znajdował się dowód OT, księgowano na podstawie opisu faktury który informował o dokonaniu wpisu do ewidencji środków trwałych lub do księgi inwentarzowej.

Pozostałe wydatki jednostki w skontrolowanych paragrafach zostały udokumentowane stosownymi dowodami księgowymi. Dowody źródłowe zawierały wszystkie istotne , wymagane elementy, w tym poddane zostały kontroli pod względem merytorycznym                 i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzone były do wypłaty przez upoważnione do tego osoby.

Naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2006r.

- od wynagrodzeń nauczycieli                                 17.600,64

- nauczycieli emerytów                                             6.654,36

- obsługa i administracja                                           6.687,19

- emeryci – obsługa i administracja                          1.697,98

R a z e m :                                                               32.640,17

-          średnie zatrudnienie pracowników administracji i obsługi w 2006r.  – 8,75 etatu

-          średnia liczba emerytów – 13,33

-          odpis w 2006r. na 1 zatrudnionego 764,25 zł

-          odpis w 2006r. na emeryta 127,38 zł

Do wysokości naliczonego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w roku 2006r. nie wnosi się zastrzeżeń.

Środki pieniężne ZFŚS znajdują się na jednym wspólnym koncie bankowym , grupującym środki wszystkich jednostek oświatowych. Do konta prowadzona jest analityka pozwalająca wyodrębnić środki poszczególnych jednostek.

III.               Wykonanie zaleceń pokontrolnych

Po kontroli przeprowadzonej w dniach 21 marca do 10 kwietnia 2006r. dotyczącej realizacji planu dochodów i wydatków za 2005r. – dot. gospodarki żywieniowej Burmistrz wydał następujące zalecenia :

1)dokonać zmian w zakładowym planie kont – poprzez wprowadzenie szczegółowe analityki konta 700 – dot. wpłat :

a)       opłaty stałej za pobyt dziecka w przedszkolu ;

b)       za wyżywienie dzieci i personelu ;

2)zaprzestać obciążania kosztów Przedszkola – dopłatami do wyżywienia personelu Przedszkola ;

3)ewidencję finansowo – księgową Przedszkola dostosować do wymogów ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami) i ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104).

Punkty 1 i 2 zostały zrealizowane , natomiast punkt 3 zaleceń w dalszym ciągu nie został wykonany.

Rachunkowość Przedszkola w 2007r. dalej prowadzona jest w taki sam sposób jak w 2005 i 2006r. tzn. Przedszkole nie posiada odrębnego dziennika księgowego , księgowanie odbywa się na jednym dzienniku dla wszystkich trzech przedszkoli.

Przedszkole w dalszym ciągu nie posiada wyodrębnionego zbioru dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów księgowych , lecz jest jednym z elementów zbioru dokumentów księgowych wszystkich przedszkoli razem.

Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi ten punkt winien być zrealizowany nie później niż do 31.12.2006r.  ZOS pismem 091/01/2006 z dnia 19.06.2006r. – prosi o prolongatę terminu wykonania zalecenia – do czasu udostępnienia rozszerzenia programu przez Firmę VULCAN, jednak nie określa żadnego terminu w którym to zalecenie mogłoby zostać wykonane.

IV. Ustalenia :

1.        Brak kompletu dokumentów księgowych – źródłowych związanych z zakupem środków trwałych – brak dokumentu OT ;

2.       Regulaminy wewnętrzne : zakładowy plan kont i instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych wymagają aktualizacji .

3.       Nie wnosi się zastrzeżeń co do celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków.

4.       Wydatki rzeczowe Przedszkola za 2006r. mają coraz większy % udział w ogólnych wydatkach. Zwiększają się wydatki związane z utrzymaniem obiektu w dobrym stanie oraz zwiększane są wydatki na wyposażenie Przedszkola w środki na które jeszcze          2 lata temu nie było ich stać.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.

W trakcie kontroli informacji udzielała Pani Renata Puzio – pracownik Zespołu Oświaty Samorządowej oraz Dyrektor Przedszkola Pani Joanna Nowak.

Niniejszy protokół podlega publikacji w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie zgodnie z postanowieniami :

-          art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r., Nr 112, poz. 1198 oraz

-          rozporządzenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18.01.2007r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007r.         Nr 10 , poz. 68)

Dyrektor Publicznego Przedszkola Nr 1 w Sycowie Pani Joanna Nowak została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów prawa zgłoszenia w ciągu 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano.              Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Przedszkola Nr 1 w Sycowie.

Syców, dnia 16 lipca 2007r.                                                   Kontrolujący

Za jednostkę kontrolowaną  

                                                                                               Jolanta Majewska

Dyrektor Przedszkola

Joanna Nowak