Kontrole wewnętrzne przeprowadzane przez pracowników audytu

Protokół z kontroli finansowej problemowej przeprowadzonej w Gimnazjum w Sycowie z dnia 06.11.2006 r.

 

P r o t o k ó ł z kontroli finansowej problemowej przeprowadzonej w Gimnazjum w Sycowie


Kontrolę przeprowadziła inspektor Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie Jolanta Majewska działająca na podstawie upoważnienia Nr 17/2006 z dnia 05 września 2006r. wydanego przez Burmistrza Miasta i Gminy Syców do przeprowadzenie kontroli w okresie od 07 września 2006r. do 30 września 2006r.


Przedmiotem kontroli były zagadnienia:


Wydatki za 2005r. dotyczące bieżącego utrzymania Jednostki (bez wydatków związanych z zatrudnianiem pracowników).


Kontrolą objęto okres : 2005r.



Ustalenia kontroli zostały zawarte w kolejnych rozdziałach:

  1. Ustalenia ogólnoorganizacyjne .................................................. str. 1

  2. Wydatki dotyczące bieżącego utrzymania Jednostki .................... str. 2

  3. Zasady prowadzenia rachunkowości .......................................... str. 3

  4. Ustalenia ................................................................................. str. 4



1. Ustalenia ogólnoorganizacyjne


Dyrektorem Gimnazjum w Sycowie jest Władysława Mikołajczyk. Rachunkowość Jednostki na podstawie zawartego porozumienia prowadzi Zespół Oświaty Samorządowej w Sycowie.

Główną Księgową jest Pani Zofia Przygoda.


Organizację i zasady funkcjonowania Jednostki kontrolowanej określa Statut szkoły przyjęty w dniu 20.02.2003r. Uchwałą Rady Pedagogicznej.


Postanowieniem Dyrektora Nr 1/2003 z dnia 02.01.2003r. zostały wprowadzone zasady polityki rachunkowości.


Procedury wewnętrznej kontroli finansowej wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora Nr 1/2004 z dnia 30.01.2004r.

2. Wydatki dotyczące bieżącego utrzymania Jednostki


Sprawdzono szczegółowo dokumenty źródłowe z miesięcy I, IV, IX, X, XI i XII 2005r. , pozostałe miesiące 2005r. skontrolowano wyrywkowo.


Wszystkie dokumenty źródłowe były opisane , zatwierdzone pod względem merytorycznym przez Dyrektora Gimnazjum , natomiast zatwierdzone do realizacji przez Dyrektora i Główną Księgową Zespołu Oświaty Samorządowej.

Na każdym dokumencie znajdował się dekret jakiego paragrafu dotyczy wydatek.


Środki trwałe – wpisywane są do Księgi Inwentarzowej , o fakcie wpisu jest adnotacja na odwrocie faktury.


Najwyższe wydatki dotyczące bieżącego utrzymania Jednostki zostały dokonane w XII 2005r., związane było to z otrzymaniem dodatkowych środków z Ministerstwa Edukacji.



Wydatki Gimnazjum -Dział 801 rozdział 80110 – w 2005r. kształtowały się następująco:


§ 3020 – wydatki osobowe nie zal. do wynagrodzeń - 8.010,10 zł

§ 4210 –zakupy materiałów i wyposażenia - 86.264,89 zł

§ 4240 – zakup pomocy naukowych - 41.506,62 zł

§ 4260 – zakup energii - 56.765,85 zł

§ 4270 – zakup usług remontowych - 423.089,52 zł

§ 4300 – zakup usług pozostałych - 74.720,35 zł

- korzystanie z hali sportowej - 81.008,42 zł

§ 4410 – podróże służbowe krajowe - 2.466,56 zł

§ 4420 – podróże służbowe zagraniczne - 3.043,30 zł

§ 4430 – różne opłaty i składki - 1.940,00 zł

§ 4440 – odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - 123.122,49 zł

R a z e m : 901.938,10 zł

Wydatki Gimnazjum w Sycowie w 2005r. – dział 80101 – wyniosły 2.900.144,36 zł – wydatki będące przedmiotem kontroli stanowią 31,1% ogółu wydatków.

W trakcie kontroli dokumentów stwierdzono że, nie przestrzega się art. 77 Kodeksu Pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 z późniejszymi zmianami) – a mianowicie nie nalicza się i nie wypłaca należnych pracownikowi diet przeznaczonych na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.


Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania w następujący sposób :

  • jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, natomiast ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W 2005 roku – dieta wynosiła 21 złotych.

Przykłady delegacji gdzie przysługiwała pracownikowi dieta, a nie została wypłacona:


1)Delegacja 74/2005 z 11.04.2005r. A. Balcerzak – do Kątów Wrocławskich – wyjazd od 8,00 do godz. 16,50 – t. j. 8,5 godz. I zgodnie z rozporządzeniem przysługuje ½ diety ;


2)Delegacja 72/2005 z 31.03.2005r. – B. Mankowicz – do Wrocławia – wyjazd w godz. 7,00 do 17,45 – t. j. 10 godz. 45 min. – przysługuje ½ diety ;


3)Delegacja 174/05 z 19.11.2005r. – R. Wojciechowska – do Wrocławia – wyjazd w godz. 7,10 do godz. 16,40 – t. j. 9,5 godz. – przysługuje ½ diety;


4)Delegacja 133/05 z 22.09.2005 (zrealizowana w XI 2005r.) – W. Mikołajczyk – do Wiązowa – wyjazd w godz. 8,00 do 16,10 – t. j. 8 godz. 10 min. – przysługuje ½ diety;


W żadnej z w/w delegacji nie naliczono i nie wypłacono należnej diety.


W kontrolowanych dokumentach nie stwierdzono ani jednej delegacji, gdzie pobyt w podróży służbowej pracownika przekroczył 8 godzin – aby została mu naliczona dieta w należnej wysokości.


Delegacje zostały podpisane przez pracownika ZOS pod względem merytorycznym i formalnym – bez korekty o należną dietę i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora i główną księgową Zespołu Oświaty Samorządowej.

W/w sytuacja dowodzi że, wewnętrzna kontrola nie funkcjonuje najlepiej.

Pracownik przedkładający delegację do rozliczenia nie musi znać uprawnień jakie mu przysługują, natomiast pracownicy realizujący wypłatę muszą działać zgodnie z przepisami. Przepis nie mówi „że pracownikowi można wypłacić dietę”, mówi że „pracownikowi przysługuje dieta jeżeli podróż trwa dłużej niż 8 godzin”.



Wydatki poniesione w 2005 roku przez Szkołę były celowe. Nie wnosi się również zastrzeżeń co do gospodarności i legalności ponoszonych wydatków.




3. Zasady prowadzenia rachunkowości


Ewidencja księgowa prowadzona jest techniką komputerową za pomocą programu VULKAN.


Dla Gimnazjum oraz 6 szkół podstawowych i Zespołu Oświaty Samorządowej prowadzony jest jeden dziennik a poprzez księgi pomocnicze (analityka do konta 130) uzyskuje się informacje o wydatkach ponoszonych przez poszczególne Jednostki.


Grupowanie dokumentów źródłowych w dalszym ciągu odbywa się pod wyciągiem bankowym wszystkich Jednostek razem.

Powyższa sytuacja jest niezgodna z wymogami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami ).




4. Ustalenia


  1. Księgi rachunkowe Gimnazjum w Sycowie nie odpowiadają wymogom art. 13 ustawy o rachunkowości – brak dziennika. Dziennik główny zawiera chronologiczne zdarzenia gospodarcze nie tylko Gimnazjum ale również 6 szkół podstawowych i Zespołu Oświaty Samorządowej.


  1. Dowody źródłowe Gimnazjum grupowane są pod wyciągami bankowymi łącznie z dokumentami źródłowymi sześciu szkół i ZOS.


  1. Szkoła nie przestrzega art.77 Kodeksu Pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 z późniejszymi zmianami) – nie naliczając należnych pracownikom diet z tytułu odbywanej podróży służbowej.


Podczas kontroli informacji udzielała : Główna Księgowa Zespołu Oświaty Samorządowej Pani Zofia Przygoda.


 

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.



Niniejszy protokół podlega publikacji w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie zgodnie z postanowieniami :

  • art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. , Nr 112, poz. 1198) oraz

  • rozporządzenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17.05.2002r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2002r.,Nr 67, poz. 619).



Dyrektor Gimnazjum w Sycowie Pani Władysława Mikołajczyk została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów prawa zgłoszenia w ciągu 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po odczytaniu podpisano.

Jeden egzemplarz wręczono Dyrektorowi Gimnazjum.

 

Syców, dnia 06 listopada 2006r.

 

Za Jednostkę kontrolowaną                                Kontrolujący

Dyrektor Szkoły Władysława Mikołajczyk      Inspektor Jolanta Majewska

Autor: